venerdì 7 aprile 2017

L’estensione di Chrome che aiuta a scrivere email più brevi

lastampa.it
andrea signorelli

Il dono della sintesi, soprattutto nel mondo del lavoro, può evitare che la vostra lettera finisca nel cestino



“Mi scuso per la lunghezza della mia lettera, ma non ho avuto il tempo di scriverne una più breve”. A quasi 400 anni di distanza, la celebre frase di Blaise Pascal rimane di grande attualità e descrive bene uno dei problemi più comuni di chi, per lavoro, ha quotidianamente a che fare con decine e decine di email: la lunghezza eccessiva rispetto alle informazioni contenute.

Per evitare un errore che potrebbe portare la vostra mail a essere rapidamente cestinata, il programmatore Florent Crivello – che nella vita lavora come ingegnere software a Uber – ha creato una semplicissima estensione per Google Chrome chiamata TinyMails (Mail Piccine) che aiuta a scrivere email più brevi facendovi notare costantemente quante parole state utilizzando e quanto tempo è richiesto per la lettura, colorando l’avviso di un rosso sempre più intenso mano a mano che la mail si estende in lunghezza.

email animated GIF
via GIPHY

Un’estensione semplicissima, ma che fornisce un costante promemoria sulla virtù della concisione. Una virtù che assume massimo valore in un’epoca in cui l’attenzione è divisa tra notifiche, social network, mail, messaggi e quant’altro. Se l’estensione di Chrome non è sufficiente per aiutarvi a scrivere mail più brevi, potrebbero tornare utili i consigli dell’imprenditore Guy Kawasaki , secondo il quale una mail di lavoro non dovrebbe mai contenere più di quattro frasi (e, possibilmente, non impiegare più di 20 secondi per essere letta ). 

La prima serve a introdurre chi siete (passaggio che si può saltare se state scrivendo a qualcuno che già conoscete); la seconda a segnalare che cosa volete; la terza a spiegare perché la questione al centro della mail è importante; la quarta e ultima a esplicitare entro che tempi vi serve una risposta (anche per trasmettere a chi la riceve quanto sia importante per voi). Prima di premere il tasto “invio”, è buona abitudine rileggere quanto scritto per asciugare ulteriormente la mail, eliminando le parti più verbose e tagliando qualche aggettivo di troppo.